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Déclaration de confidentialité clients et fournisseurs

Nous attachons une grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Nous entendons traiter vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles sont les données à caractère personnel vous concernant en tant que personne physique que nous traitons et quelles sont les finalités du traitement. D’autre part, nous donnons des explications sur les droits dont vous disposez pour garantir et éventuellement améliorer la protection de vos données.

1. Qui sommes-nous ?

Vos données sont traitées par Archetype,ayant son siège social à Brusselstraat 134, 1702 Groot-Bijgaarden et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE461 620 723.

Au sein de notre organisation, les données sont uniquement accessibles aux personnes responsables qui doivent y avoir accès en fonction des tâches qui leur incombent.

Si vous avez des questions complémentaires et/ou si vous souhaitez de plus amples informations, vous pouvez toujours nous contacter à l’adresse suivante : info@archetype-eu.com.

 

2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons ?

2.1 Données que nous collectons directement :

2.2 Données publiques et données que nous collectons indirectement :

Il peut s’agir par exemple de données qui sont soumises à une obligation de publication, comme la publication de votre nomination en tant qu’administrateur d’une société, ou bien de données que vous avez vous-même rendues publiques, comme des informations sur votre site Internet, …

Il peut s’agir aussi de données qui sont publiques par exemple parce qu’elles sont bien connues dans votre région ou bien parce qu’elles sont parues dans la presse. On pourrait citer par exemple les informations publiées par la Banque Carrefour des Entreprises et par Graydon.

2.3 Données que vous nous communiquez spontanément

Lorsque vous nous contactez par téléphone, notre réceptionniste peut noter vos nom, prénom et numéro de téléphone afin d’établir une fiche de contact et de garder une trace des personnes qui font appel à nos services.

 

3. A quelles fins collectons-nous vos données à caractère personnel ?

En fonction de la situation, Archetype a besoin de certaines informations vous concernant afin de pouvoir prester certains services. Les informations que Archetype recueille et grâce auxquelles nous pouvons vous identifier sont dénommées données à caractère personnel.

Vous pouvez voir ci-dessous, selon la situation, pourquoi Archetype collecte ces données à caractère personnel et à quelles fins vos données à caractère personnel seront utilisées.

Vos données sont, selon le cas, utilisées pour les finalités suivantes :

- Pour les personnes de contact chez les clients ou prospects lors d’une première prise de contact avec Archetype : vos données sont nécessaires pour pouvoir exécuter correctement le contrat que vous concluez avec nous. En raison du fait que vous concluez un contrat avec nous, nous devons disposer des données à caractère personnel nécessaires pour pouvoir prester les services qui sont prévus au contrat.

 

Il s’agit principalement de données qui sont nécessaires pour échanger des informations avec vous :

  • Echanges concernant la mise à disposition d’employé / indépendants pour certains projets.
  • Echanges concernant les rapports et conseils provenant d’évaluations
  • Echanges concernant la mise à disposition de cours de formation et de coaching individuel
  • Envoi des parties consultables sans formations spécifiques des rapports de candidat
  • Invitations et informations pour l'organisation et le contenu de formation

 

Les données à caractère personnel qui sont collectées seront traitées sur le plan administratif et comptable. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne sera pas possible d’effectuer les prestations pour lesquelles vous avez conclu un contrat avec nous.

- Nouveaux contacts potentiels qui ont laissé leur carte de visite : si vous nous avez remis, d’une manière ou d’une autre, une carte de visite, nous vous enregistrons dans notre base de données. Comme vous nous avez laissé vos coordonnées, nous présupposons que vous consentez par là même à cet enregistrement dans notre base de données.

En outre, nous enregistrons aussi dans notre base de données les données vous concernant qui sont accessibles publiquement. Nous présupposons que nous sommes autorisés à conserver ces données à caractère personnel puisque vous les avez rendues publiques.

- Pour les fournisseurs : nous collectons les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du contrat. Il s’agit essentiellement des adresses e-mail des personnes de contact pour permettre une communication facile.

 

4. Qui reçoit mes données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel ne sont en principe pas transmises à des tiers.

Archetype traite ces données à caractère personnel conformément aux finalités mentionnées au point 3. Seuls les collaborateurs de notre organisation qui ont besoin de vos données à caractère personnel dans l’exercice de leur fonction, pourront consulter celles-ci.

Lors de l’organisation d’événements, nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel (comme vos nom et prénom) aux organisateurs, et ce uniquement pour des raisons d’organisation et de sécurité.

Nous collaborons avec un certain nombre de tiers qui peuvent aussi consulter vos données à caractère personnel. Il s’agit des destinataires suivants :

  • Comptables & consultants en matière fiscale
  • Prestataires IT
  • Fournisseur CRM

 

5. Pendant combien de temps mes données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités décrites au point 3.

Bien entendu, nous conservons vos données à caractère personnel conformément aux éventuels délais légaux et délais de prescription à respecter. Par exemple, pour les factures, le délai est de 7 ans.

 

6. Quels droits puis-je exercer pour garantir la protection de mes données à caractère personnel ?

6.1. Vous pouvez consulter vos données

Si vous souhaitez consulter les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, vous pouvez le faire en exerçant votre droit de regard.

Archetype vous fournira un relevé aussi complet que possible des données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet. Nous pouvons d’ores et déjà confirmer que nous ne conservons pas de catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple des données relatives à la race, l’origine ethnique, la santé, l’orientation sexuelle, …).

Vous pouvez obtenir une copie des données à caractère personnel qui sont collectées.

 

6.2. Vous pouvez faire corriger vos données

S’il y a des changements dans vos données à caractère personnel (nom, adresse, adresse e-mail, …), vous pouvez toujours demander que celles-ci soient rectifiées ou complétées.

 

6.3. Vous pouvez demander l’effacement de vos données

Si vous estimez que nous traitons certaines données à caractère personnel sur une base illicite, c’est-à-dire sans finalité légitime pour ce faire, vous pouvez demander à ce que vos données à caractère personnel soient effacées de nos fichiers.

 

6.4. Vous pouvez demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel

Si vos données à caractère personnel sont inexactes et que vous avez demandé de les adapter ou si vous estimez que nous traitons vos données sur une base illicite, vous pouvez demander d’en limiter le traitement.

Cela signifie que nous ne pouvons continuer à traiter vos données à caractère personnel qu’avec votre consentement. Nous pouvons certes continuer à conserver vos données, mais nous ne pouvons poursuivre le traitement sans votre consentement, excepté dans le cadre d’une procédure judiciaire, ou pour la protection de personnes physiques ou morales, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

 

6.5. Vous pouvez demander que vos données à caractère personnel soient directement transférées à un tiers

Si vous le souhaitez, vous pouvez nous demander de transférer les données que vous nous avez personnellement fournies, soit à vous-même, soit directement à un tiers. Le Règlement prévoit certaines limites à ce droit, de sorte que celui-ci ne s’applique pas dans tous les cas. Un examen au cas par cas est bien entendu nécessaire.

 

6.6. Vous pouvez parfois refuser que vos données soient traitées de manière entièrement automatisée

Certains traitements de données et processus sont effectués de manière entièrement automatisée, sans intervention humaine. Nous n’en faisons cependant pas usage en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel.

Si cela devait cependant être le cas et si vous n’êtes pas d’accord avec un processus entièrement automatisé de ce type, vous pouvez exercer un droit d’opposition, de manière à ce que vos données à caractère personnel ne soient plus traitées de cette manière.

 

6.7. Vous pouvez retirer votre consentement

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement (cf. point 3), vous pouvez retirer ce consentement en tout temps. Nous aurons alors l’obligation d’effacer vos données.

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de ces droits, veuillez prendre contact avec nous à l’adresse de contact mentionnée plus haut et préciser quel(s) droit(s) vous souhaitez exercer.

En outre, nous vous signalons que vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, si vous estimez que nous ne respectons pas vos droits tels qu’énoncés ci-dessus.

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